Tipps und Tools für die Arbeit im Home-Office

Unsere Zusammenarbeit in der Agentur hat sich in den letzten Jahren immer mehr digitalisiert. Dennoch schätzen wir es, analoge Gespräche zu führen, direkte Absprachen in Projektteams zu treffen, schnell mal auf einen neuen Website-Entwurf zu schauen oder einfach gemeinsam laut zu denken und über eine Lösung zu diskutieren. Durch den Corona-Virus, die Ausbreitung und damit verbundene Maßnahmen, stehen auch wir vor der Herausforderung, uns nun anders zu organisieren. Schnell war die Entscheidung getroffen, dass wir im Home-Office arbeiten. Dabei helfen uns die digitalen Tools, die wir in den letzten Jahren in unsere Kommunikation eingeführt haben. Und einige dieser Tools stellen wir in diesem Beitrag vor:

Slack

Unser tägliches Tool für die Kommunikation untereinander. Der Dienst slack ist in der kostenlosen Version nutzbar und wird für ein Team eingerichtet. Die Teammitglieder können sich untereinander private Nachrichten schicken. Zudem können aber auch Channels eingerichtet werden, in denen sich die Mitglieder dann zu einem bestimmten Thema unterhalten können. Wir haben dies so eingeteilt, dass wir zu jedem Kunden einen Channel eingerichtet haben und die Mitarbeiter dann hier über Arbeitsfortschritte und Infos vom Kunden berichten. Das hat unsere E-Mail-Flut in den letzten Jahren so drastisch gesenkt und das Tool slack ist aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken.

Damit wir auch im Home-Office wissen, ob der Kollege gerade online oder in der Pause ist, haben wir noch folgende Statusmeldungen definiert, die jeder für sich punktuell einstellt.

Google Hangout

Eine Telko ist gut – Hangouts sind besser! Es ist einfach schön, wenn man die Kollegen auch sehen kann und sich einfach mal wieder in die Augen schaut. Das ermöglichen wir uns in Google Hangouts, ob in 2er-Teams oder auch großen Gruppen. Es ist möglich, dass nur ein Teilnehmer spricht und die anderen zuhören, aber auch Konferenzschaltungen sind möglich. Durch die Webcam sind alle Teilnehmer auch visuell zugeschaltet. Zudem kann man den eigenen Bildschirm für die Teilnehmer freigeben, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten.

Projekte planen mit Trello

Wir nutzen Trello für die Planung von Projekten, zur Erstellung von Content-Plänen, aber auch für die Darstellung von SEO-Maßnahmen. In einem Trello-Board können Liste erstellt werden, die dann Karten enthalten. Durch die Aufteilung in die verschiedenen Listen, behält man den Fortschritt eines Projektes visuell im Überblick.

Gut strukturiert im Home-Office:

1. Einen festen Arbeitsraum schaffen
   Die Couch ist kein guter Arbeitsplatz. Für die Zeit im Home-Office am besten einen festen Arbeitsplatz einrichten, der nur für die tägliche Arbeitszeit genutzt wird.
2. Feste Zeiten einplanen
   Auch im Home-Office bitte an die Arbeitszeiten halten, dazu gehört es auch, die Pausen zu genießen. Setze dir verbindliche Zeiten. Unser Webentwickler Ralf ist meistens vor halb 8 in der Agentur. Und im Home-Office sitzt er bereits um 6:30 Uhr am Schreibtisch, denn dann schlafen die Kinder noch. Plane feste Zeiten ein, die es dir ermöglichen, ungestört und konzentriert zu arbeiten.
3. Kleidung tragen
   Direkt vom Frühstückstisch an den Schreibtisch setzen und loslegen? Nein. Mache dich fertig, dusche und kleide dich so, als ob du zur Arbeit fahren würdest. Das ändert deine Haltung und dein Verständnis vom Home-Office.
4. Ab an die frische Luft
   Nutze die Pause und geh an die frische Luft. Wer den ganzen Tag alleine im Home-Office sitzt, benötigt Abwechslung. Übrigens: durch den Wegfall der Anfahrt zum Büro hast du mehr Zeit. Also, worauf wartest du noch? Webentwickler Thomas fährt morgens eigentlich mit dem Fahrrad zur Arbeit. Daher lässt er es sich auch vom Home-Office nicht nehmen, morgens seine Runde mit dem Rad zu drehen.
5. Kopfhörer aufsetzen.
   Denn diese helfen nicht nur dabei gute Musik zu hören, sondern auch die „Drumherum-„Geräusche im Home-Office auszublenden.